訪問看護の運営でクラウドを導入すべき？メリットとデメリットを解説
- 2023.10.26
大阪を中心に介護・福祉事業の起業を考えている方、すでに開業している方向けのサポートを行っている、アステージ社労士・行政書士事務所です。
「訪問看護を運営しているけれども、クラウドを導入した方がよいのかな？」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。クラウドの活用にはメリットだけでなくデメリットもあるため、導入前に詳細を確認しておくことが大切です。
そこで本記事では訪問看護でクラウドを導入すべきかどうかについて、メリットやデメリット、比較する際のポイントなどと一緒に解説します。
訪問看護で導入が始まっているクラウドの概要
クラウドとはクラウドコンピューティングの略称で、インターネット経由でユーザーへ多様なサービスを提供するシステムのことです。パソコンやスマートフォンなどを用いて、オンライン上でソフトウェアの利用やデータのやり取りができます。
すでに様々な業界で活用されており、訪問看護でも導入が始まってきています。
以下で、主なクラウドの種類と訪問看護における実際の活用例を見ていきましょう。
主なクラウドの種類
クラウドとひと口にいっても、大きく次の3種類に分けられます。
- ・SaaS
- ・PaaS
- ・IaaS
SaaS（Software as a Service）は、インターネットを介して様々な機能を利用できるものです。ブラウザ上で利用できるため、ソフトウェアの購入やインストールは必要ありません。
PaaS（Platform as a Service）は、アプリケーションの開発やカスタマイズに適したものです。開発やカスタマイズに必要な環境がそろっており、利用には専門知識が求められます。
IaaS（Infrastructure as a Service）では、サーバーやネットワークなどを利用できます。サーバーの選定やメモリ容量などを自由にカスタマイズし、自社に合ったアプリケーション環境を構築できるのが特徴です。ただし、PaaSと同じように利用には専門知識が求められます。
訪問看護におけるクラウドの活用例
たとえば、訪問看護では以下のような用途でクラウドを活用しています。
- ・電子カルテ
- ・スケジュール管理
- ・請求
クラウド上で利用者の記録の入力や閲覧できるのが、電子カルテです。パソコンやタブレット、スマートフォンからアクセス可能で、訪問先で必要な情報を確認したり、サービス提供後すぐに記録を入力したりできます。
スタッフ全体の動きを把握するのに役立つのが、スケジュール管理です。どの看護師がどの利用者宅へ訪問しているのか、誰がどこへ営業に行っているのかなどがひと目でわかります。
請求機能があるクラウドを活用すれば、レセプト作成にかかる手間を大きく軽減できるでしょう。訪問時に入力したデータと連動し、自動でレセプトを作成できるものがあります。
請求や会計、給与計算といったバックオフィス業務の効率化には、クラウドの導入を始めとするDX化（デジタル トランスフォーメーション）が欠かせません。当事務所ではDX化に向けたサポートをしておりますので、お気軽にご相談ください。
訪問看護でクラウドを導入するメリット・デメリット
これから訪問看護でクラウドを導入すると、メリットとデメリットの両方が生じます。それぞれの詳細を事前に理解した上で、導入するかどうかを検討することが大切です。
クラウド導入による主なメリットは、次の3つが挙げられます。
- 業務効率がアップする
- 情報の共有がしやすい
- コストを削減できる
最も大きなメリットが、業務効率のアップでしょう。クラウドを活用すると訪問先ですぐに記録を入力できるため、事務所へ戻って入力する手間がなくなり、移動時間と労力を大きく削減できます。業務が終わった看護師はそのまま自宅へ直帰できることから多様な働き方が実現し、人材の採用・定着にもつながります。
情報の共有がしやすいのも、メリットのひとつです。それぞれが入力した内容をリアルタイムでチェックできるため、必要な情報を聞き漏らす心配がありません。
またサーバーや周辺機器の購入にかかる初期費用を抑えられるほか、紙ベースの書類を保管するコストの削減にも役立ちます。
一方で、クラウドの導入には以下のようなデメリットが考えられるでしょう。
- 電子機器の操作に慣れていないと負担になりかねない
- 第三者によるデータアクセスのリスクが生じる
クラウドを導入すると、記録の入力や閲覧などのすべての作業でパソコンやタブレット、スマートフォンといった電子機器の使用が求められます。電子機器の操作に慣れていないと、大きな負担を感じるかもしれません。
また第三者によるデータアクセスのリスクも、デメリットに挙げられます。事業所内で管理を徹底していたとしても、不正なアクセスによる情報漏えいの可能性はゼロではないでしょう。
訪問看護向けのクラウドを比較する際のポイント
訪問看護で活用できるクラウドには複数の製品があり、それぞれで特徴や使い勝手などが異なります。導入する際は以下のポイントを押さえた上で、複数のクラウドを比較することが大切です。
入力作業がしやすいものを選ぶ
入力作業がしやすいものを選ぶと業務効率が上がり、スタッフの負担の軽減につながります。訪問して看護サービスを提供した看護師が、その場でタブレットやスマートフォンなどを用いて簡単に記録できるかどうか、事務のスタッフがレセプトや必要な書類を作成しやすいかなどがポイントです。
また電子機器の操作に不慣れな場合でも利用しやすいよう、音声入力できるものを選ぶのもよいでしょう。
対応帳票をチェックする
訪問看護計画書や訪問看護報告書、医療保険明細書など、訪問看護で必要な書類は多岐に渡ります。
どの帳票をクラウドで作成できると便利かどうかは事業所によって異なるため、希望する帳票に対応しているかどうかをチェックすることが大切です。
カスタマーサポートの内容を確認する
業務で実際にクラウドを利用した経験がないと、特に導入直後はうまく使いこなせないかもしれません。基本的にはどのサービス提供会社でも電話・メール・訪問といったサポートを実施しているものの、詳細はそれぞれで異なります。
特に24時間体制や休日対応をとっている訪問看護の場合、サービス提供会社の業務時間外にトラブルが発生する可能性があるでしょう。そのため、カスタマーサポートの内容を細かく確認しておくと安心です。
訪問看護のクラウドの導入で活用できる助成金
クラウドの導入と継続利用には、一定の費用がかかります。具体的な金額は製品によって異なりますが、事業所の中には負担を感じるかもしれません。
負担の軽減に役立つのが、厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金（労働時間適正管理推進コース）」です。上限額は最大580万円で、成果目標の達成状況に応じて経費の3/4（一定の要件を満たすと4/5）が助成されます。
ただし、交付申請期限は2023年11月30日までです（2023年10月現在）。
当事務所にて助成金の申請代行をしています。詳細は「助成金申請サポート」をご覧ください。
参考：厚生労働省「働き方改革推進支援助成金（労働時間適正管理推進コース）」
まとめ
訪問看護でもクラウドの導入が始まってきており、上手に活用すると業務効率のアップやタイムリーな情報の共有などに役立ちます。
しかし、同時にいくつかのデメリットも生じるため、クラウドを導入すべきかどうかは事業所ごとの状況や事情によって異なるといえるでしょう。クラウド以外にも活用できる方法があり、慎重に検討することが大切です。
アステージ社労士・行政書士事務所ではDX化に向けたサポートのほか、助成金の申請代行、給与計算、勤怠管理の業務などにも対応しております。訪問看護の業務効率改善等でお悩みの方は、お気軽にご相談ください。
執筆者情報
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事務所名：アステージ社労士・行政書士事務所
所属等：日本行政書士会連合会/全国社会保険労務士会連合会/大阪府行政書士会/大阪府社会保険労務士会/大阪商工会議所会員
【代表メッセージ】
「介護事業開業サポートセンター」では、これから介護・福祉事業をスタートされる方および既に開業されている方の為に必要な手続きをトータルでサポートしております。
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